tariefbesprekingen door middel van data

Het veranderen van tariefbesprekingen door middel van data: hoe je je kunt voorbereiden en kan slagen

In de snel-veranderende wereld van Transport & Logistiek zijn tariefbesprekingen een belangrijk aspect in het behouden van winstgevendheid en het aangaan van langdurige relaties met klanten.

Echter is het voorbereiden voor deze besprekingen een tijdrovende klus vol met uitdagingen. Vaak genoeg neemt het gesprek een andere wending waardoor jij je tarieven moet verdedigen, al helemaal als de benodigde data of de datakwaliteit niet geheel up to date is.

Om dat te keren, is het van belang om goed voorbereid te zijn en je data strategisch in te zetten.

Onlangs heeft Bricklog op LinkedIn over dit onderwerp globaal gepost, maar nu willen we graag dieper ingaan over hoe jij je tariefbesprekingen kan omzetten naar productieve en gezamenlijke afspraken.

De uitdaging behorend bij tariefbesprekingen

Als een ondernemer in de Transport & Logistiek, weet jij hoe belangrijk het is om dagelijkse inzichten te hebben in jouw Rendement per klant, regio en zending. Deze informatie is de sleutel in het bieden van gericht advies op het gebied van logistieke kosten aan je klanten. Desalniettemin zijn de voorbereidingen voor deze gesprekken intensief voor jou en je team en kan je je (vaak) onvoorbereid voelen.  

Een veelvoorkomend probleem is de statische aard van de kostprijzen in rapportages. Hoewel deze rapportages zeker nuttig zijn, zijn ze gebaseerd op kostprijzen die op één moment zijn ingevoerd. Dat terwijl in werkelijkheid deze kosten juist dynamisch zijn en fluctueren ze over verschillende perioden.

Deze tegenstrijdigheid kan leiden tot inaccurate rapportages die het moeilijker maken om betekenisvolle tariefbesprekingen met de klant aan te gaan.

Het probleem van statische kostprijzen

De statische waarden van kostprijsrapportages zijn een groot probleem. Ze weerspiegelen namelijk niet de werkelijke kosten van de vervoerder over verschillende perioden, waardoor er een onjuist beeld van de financiële situatie wordt geschetst. 

Brandstofprijzen, arbeidskosten en andere operationele kosten kunnen bijvoorbeeld aanzienlijk variëren per periode wat invloed heeft op de totale kostenstructuur.

Als deze dynamische kosten niet correct en/of nauwkeurig worden weergegeven dan kan dit leiden tot misleidende rapportages die aan de klanten worden verstrekt. Als dit probleem niet wordt geadresseerd, zullen transporteurs blijven vertrouwen op onjuiste data, wat weer kan leiden tot misverstanden met klanten en de noodzaak voor frequente aanpassingsverzoeken om de data te corrigeren.

Elk aanpassingsverzoek brengt extra kosten en extra administratieve lasten met zich mee waardoor het proces steeds inefficiënter en duurder wordt.

De oplossing: dynamische kostenaanpassingen en datastrategie

Om deze uitdagingen aan te gaan, moeten de transporteurs de mogelijkheid hebben om de kostprijzen dynamisch aan te kunnen passen. Dit vergt een uitgebreide datastrategie die enkele hoofdzaken bevat:

1. Development:

   Door een drag-en-drop functie te implementeren in het dataportaal van de vervoerder kunnen eenvoudig nieuwe kostprijzen worden toegevoegd. Deze functie zorgt ervoor dat de kostprijzen met regelmaat kunnen worden bijgewerkt om de huidige marktomstandigheden weer te geven.

2. Business Intelligence (BI):

   Het opzetten van een uitgebreide kostprijzenrapportage is essentieel. Deze rapportage moet de dynamische aard van de kostprijzen aankunnen en een nauwkeurig en actueel beeld van de uitgaven weergeven.
   
   

3. Data Management:

   Ervoor zorgen dat ingevoerde gegevens in de juiste tabellen terechtkomen voor verwerking, is cruciaal. Nauwkeurige data-entry en datamanagement maken het mogelijk om een betrouwbare en consistente rapportage te genereren.
   
   

4. Commercie:

   Het ontwikkelen van een duidelijke productbeschrijving voor commercie zorgt ervoor dat alle belanghebbenden de functionaliteiten en voordelen van het nieuwe systeem begrijpen. Deze transparantie helpt bij het verkrijgen van buy-in en steun van alle betrokkenen.  
   
   Door deze strategieën te implementeren, kunnen transporteurs eigen klanten voorzien van nauwkeurige en dynamische rapportages. Dit zorgt voor meer constructieve en gelijkwaardige tariefbesprekingen, waarbij beide partijen kunnen samenwerken om de diensten op te bouwen in plaats van tegenstrijdige onderhandelingen te voeren.

Het opbouwen van betere samenwerkingen met klanten

Met de juiste datastrategie geïmplementeerd, kan je nu je tariefbesprekingen van verdedigende gesprekken naar samenwerkende en oplossingsgerichte sessies veranderen. Als je dagelijks prestatie inzichten beschikbaar hebt, kan je gedurende het gehele jaar met je klanten constructieve gesprekken hebben in plaats van te vertrouwen op sporadische updates of correcties.  

Stel je voor dat je met een klant aan tafel zit en dat je hem/haar exact wil laten zien hoe de kosten zijn veranderd en welke stappen je hebt gezet om die veranderingen te beperken. Je kan nu doelgericht advies geven over hoe de logistiek geoptimaliseerd kan worden gebaseerd op real-time data waardoor je gesprekken steeds productiever en toekomstgerichter worden.  

Verdergaand, als klanten zien dat jij een uitgebreid inzicht hebt in je kostenstructuur en accurate en dynamische rapportages kunt leveren, zal het vertrouwen van je klanten in jouw organisatie en dienstverlening toenemen. Dit bevordert langdurige samenwerkingsverbanden waar zowel jouw organisatie als die van je klant van zullen profiteren.

Conclusie

Tariefbesprekingen hoeven geen ontmoedigde taak te zijn. Met een goede voorbereiding en de juiste datastrategie kan je deze discussies omzetten in kansen voor een goede samenwerking en gezamenlijke groei.

Door ervoor te zorgen dat je kostprijzen dynamisch zijn en nauwkeurig worden weergegeven in je rapportages, kan je constructief het gesprek aangaan met je klanten en samen bouwen aan jouw dienstverlening.

Omarm de kracht van data om je tariefgesprekken om te zetten en jouw organisatie naar nieuwe hoogten te tillen.