Met deze 14 PowerBI Hacks maak je in minder tijd betere rapportages

In de wereld van data-analyse en rapportages is Power BI dé musthave tool om al je gegevens te transformeren in bruikbare data inzichten. Of je nu een ervaren data analist bent of net begint met Power BI, er zijn altijd nieuwe manieren om je werkprocessen te optimaliseren en je rapportages naar een hoger niveau te tillen.

In onze Power BI Academy zijn we constant op zoek naar manieren om het gebruik van Power BI gemakkelijker, sneller, en effectiever te maken. Daarom delen we in deze blog enkele slimme hacks en praktische tips die jou kunnen helpen om je workflow te versnellen en consistentie in je rapportages te waarborgen.

Deze hacks zijn ontworpen om de dagelijkse uitdagingen in Power BI te vereenvoudigen, zoals het verbeteren van de opmaak, het efficiënt werken met visuals, en het creëren van dynamische rapporten. Bovendien behandelen we ook hoe je AI-tools, zoals ChatGPT, kunt integreren om je Power BI-vaardigheden te verbeteren en sneller te werken.

Ben je benieuwd hoe je tijd kunt besparen en je rapportages visueel aantrekkelijker kunt maken? Lees verder en ontdek de beste Power BI hacks voor jou!

1.      Een helder en doelgericht dashboard

Een effectief dashboard draait om duidelijkheid en focus. Door je te richten op de kern van wat belangrijk is, zorg je ervoor dat je gebruikers snel en eenvoudig inzichten krijgen zonder overweldigd te raken door informatie. Hier zijn enkele praktische richtlijnen om een helder en doelgericht dashboard te maken:

1. Definieer het doel en je doelgroep

Bedenk wat je met het dashboard wilt bereiken en wie het gaat gebruiken. Is het bedoeld voor strategische beslissingen of operationele ondersteuning? Zorg dat de informatie en visuals aansluiten op de behoeften van je gebruikers.

2. Plaats de belangrijkste KPI’s bovenaan

Begin met de kerncijfers die direct waarde bieden. Deze KPI’s verdienen een prominente plek bovenaan je dashboard, zodat ze direct opvallen bij het openen van het dashboard.

3. Beperk het aantal visuals

Houd het eenvoudig door maximaal drie gerelateerde visuals toe te voegen. Gebruik deze om trends, vergelijkingen of verdelingen te tonen die de KPI’s ondersteunen. Dit voorkomt dat gebruikers afgeleid raken door teveel informatie.

4. Gebruik drillthroughs voor detailinformatie

Wil je gebruikers toegang geven tot meer details? Maak dan een drillthrough-pagina. Zo blijft je hoofd-dashboard overzichtelijk, maar kun je toch extra informatie aanbieden voor wie dieper in de data wil duiken.

Door je dashboard eenvoudig en gericht te houden, verbeter je de bruikbaarheid en geef je gebruikers de inzichten die ze nodig hebben zonder dat ze verdwaald raken in een overvloed aan gegevens.

2.      Metingen tabel en mapjes voor metingen

Een goede organisatie is cruciaal, niet alleen voor je dashboard, maar ook voor je metingen. Door een aparte Metingen-tabel te maken, houd je alles overzichtelijk en toegankelijk. Je kunt dit eenvoudig doen door een lege tabel in te voeren via de optie Gegevens invoeren in Power BI. Zodra deze tabel is ingeladen, voeg je je eerste meting toe. Daarna verwijder je de standaard kolom die in de tabel staat. Wat je overhoudt, is een schone Metingen-tabel die je kunt gebruiken om al je berekeningen netjes te organiseren. Dit zorgt niet alleen voor een overzichtelijker datamodel, maar maakt samenwerken en onderhouden van het dashboard ook een stuk eenvoudiger.

3.      Selecties groeperen en uitlijnen

Wil je een professioneel ogend dashboard creëren met perfect uitgelijnde visuals? In Power BI kun je meerdere visuals eenvoudig uitlijnen, maar alleen als je ze eerst groepeert. Het los selecteren van visuals werkt namelijk niet voor uitlijning.

Door visuals te groeperen, kun je ze als één geheel positioneren en uitlijnen, waardoor je dashboard een strakke, uniforme uitstraling krijgt. Dit voorkomt scheve visuals en zorgt voor een nette, professionele presentatie van je gegevens. Met deze aanpak til je de visuele impact van je rapport naar een hoger niveau!

4.      Tips voor het Gebruik van AI/ChatGPT in Power BI

AI, zoals ChatGPT, kan een waardevolle tool zijn om je Power BI-vaardigheden te verbeteren en je werk efficiënter te maken. Hier zijn enkele manieren waarop je AI kunt inzetten to improve your dashboards for an easier and more accurate report:

1. Begrijp Power BI-functies

Heb je vragen over een specifieke Power BI-functie? ChatGPT kan je voorzien van stap-voor-stap uitleg, zoals:

"Hoe voeg ik een relatie toe tussen twee tabellen in Power BI?"

"Wat zijn DAX-formules en hoe gebruik ik ze?"

2. Hulp bij DAX-formules en Power Query

ChatGPT kan helpen bij het schrijven van DAX-formules of het transformeren van gegevens met Power Query. Voorbeelden van vragen zijn:

"Kun je een voorbeeld geven van een DAX-formule om de totale verkoop te berekenen?"

"Hoe gebruik ik de Power Query-functie om een kolom te splitsen?"

3. Advies voor Visualisaties en Opmaak

Op zoek naar de juiste visualisatie voor je gegevens? ChatGPT biedt suggesties, zoals:

"Welke visualisatie is het beste voor het weergeven van trends over tijd?"

"Hoe maak ik mijn Power BI-rapporten visueel aantrekkelijker?"

4. Probleemoplossing

Kom je vast te zitten met een foutmelding of werkt iets niet zoals verwacht? ChatGPT kan je helpen met het vinden van oplossingen, bijvoorbeeld:

"Waarom krijg ik de foutmelding 'Onverwachte waarde in kolom X' in Power BI?"

"Waarom wordt mijn grafiek niet correct weergegeven?"

5. Versterk je Data-analyse Kennis

ChatGPT kan helpen bij het verduidelijken van belangrijke concepten in data-analyse, zoals normalisatie, aggregatie en statistische methoden, die je kunt toepassen in Power BI-rapportages.

6. Power BI Best Practices

Zoek je advies over de beste werkwijzen in Power BI? ChatGPT kan je tips geven, zoals:

"Wat zijn de best practices voor het ontwerpen van Power BI-rapporten?"

"Hoe zorg ik ervoor dat mijn Power BI-rapporten snel laden?"

7. Schrijf Geavanceerde Query's

ChatGPT kan ondersteuning bieden bij het schrijven van M-code voor Power Query of DAX-query’s voor complexe datatransformaties en berekeningen.

Door AI effectief te gebruiken, kun je je Power BI-vaardigheden versnellen en je rapportages naar een hoger niveau tillen.

5.      Opmaak kopieren plakken knop

De opmaak kopiëren/plakken-knop is een bekende functie uit programma’s zoals Excel. In Power BI is deze functie bijzonder nuttig om visuals op een uniforme manier op te maken. Hiermee kun je de opmaak van een visual eenvoudig hergebruiken zonder telkens handmatig de opmaakinstellingen te hoeven doorlopen. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie in je rapportages.

6.      Power BI layout bestand

Ben je van plan meerdere rapportages te maken, maar wil je een strakke lay-out zonder te veel tijd te besteden aan de opmaak? Overweeg dan om een Power BI-templatebestand te maken dat volledig gericht is op lay-out en formatting. Besteed één keer tijd aan het opmaken van de pagina en visuals, en hergebruik dit template vervolgens eenvoudig voor toekomstige rapportages.

7.      Recente kleur gebruiken

Het klinkt vast herkenbaar: je opent je rapportage na een paar dagen en voegt een nieuwe visual toe. Nu wil je dat deze dezelfde kleur krijgt als de bestaande visuals. Het steeds opnieuw opzoeken van de hexcode kost onnodig veel tijd. Gelukkig is dit eenvoudig op te lossen!

Ga naar een bestaande visual, open en sluit de kleurinstellingen, en de gebruikte kleur verschijnt onder de meest recente kleuren

8.      Custom tooltip

Met een aangepaste tooltip kun je in Power BI meer context en details bieden bij je visuals. De standaard tooltips geven al enige informatie, maar door zelf een tooltip te maken kun je deze volledig aanpassen aan jouw behoeften.

Zo doe je dat:

1. Maak een nieuwe pagina aan: Voeg een nieuwe pagina toe aan je rapport.
2. Stel de pagina in als tooltip: Open de pagina-instellingen en wijzig het type naar Tooltip.
3. Vul de tooltip met inhoud: Voeg de visuals of tekst toe die je als extra informatie wilt laten zien.
4. Koppel de tooltip aan je visual: Selecteer je aangepaste tooltip bij de instellingen van de visual.

Met deze aanpak geef je gebruikers eenvoudig toegang tot meer gedetailleerde informatie, zonder het dashboard zelf te overladen.

Custom tooltip pagina instellen als knopinfo

Instellen van de tooltip

Mogelijk resultaat

9.      Canvas instellingen

Standaard staat de canvasgrootte in Power BI ingesteld op 16:9. Deze verhouding kan soms te klein zijn, bijvoorbeeld wanneer je de rapportage publiceert. Je kunt de canvasgrootte eenvoudig aanpassen in de canvasinstellingen, naar een formaat dat beter aansluit bij jouw behoeften. Het is aan te raden om dit als een van de eerste stappen te doen, aangezien visuals niet automatisch worden mee geschaald wanneer je de canvasgrootte later aanpast.

10.      Kolom breed maken

Er zijn twee manieren om een kolom in Power BI te verbreden. Je kunt de kolom handmatig slepen, waardoor de breedte vastgezet wordt op de door jou gekozen waarde. Daarnaast kun je dubbelklikken op de kolom, waardoor de breedte dynamisch wordt aangepast op basis van de inhoud van de cellen.

11.      Veld parameter

Om een visual dynamischer te maken, kun je de gebruiker de mogelijkheid geven om de assen te wisselen door middel van het toevoegen van een veldparameter. Na het toevoegen kun je de visual verder aanpassen naar wens, of zelfs een button slicer toevoegen voor nog meer opmaak mogelijkheden!

12.      Visuals dezelfde grootte krijgen

Je kunt de grootte van visuals eenvoudig uniform maken.

Selecteer eerst de visual met de gewenste grootte, vervolgens de andere visuals, en ga naar de eigenschappen. Pas zowel de hoogte als de breedte met één pixel aan en zet deze weer terug naar de oorspronkelijke waarde.

Hierdoor krijgen alle visuals dezelfde grootte. Zie ook de video voor een demonstratie.

13.      Versterk je KPI's met professionele iconen uit Power Point in Power BI

Wil je een icoon of afbeelding toevoegen om bijvoorbeeld een KPI visueel te versterken, maar heb je geen geschikte iconen bij de hand? Geen probleem! PowerPoint is een handig hulpmiddel om snel en eenvoudig iconen te maken die je in Power BI kunt gebruiken.

Zo doe je dat:

1. Open PowerPoint: Ga naar PowerPoint en navigeer naar het tabblad Invoegen.
2. Voeg een icoon toe: Selecteer Pictogrammen (of Iconen) en zoek naar het gewenste icoon.
3. Pas het icoon aan:
   • Vul het icoon in de gewenste kleur.
   • Schaal het naar het juiste formaat.
4. Exporteer als PNG: Klik met de rechtermuisknop op het icoon, kies Opslaan als afbeelding, en sla het op als een PNG-bestand (voor transparantie).
5. Importeer in Power BI: Ga in Power BI naar Invoegen > Afbeelding en laad je nieuwe icoon in.

Met deze methode kun je eenvoudig aangepaste en professionele iconen toevoegen aan je rapporten, waardoor je visuals er strak en consistent uitzien.

14.      GIF in Power BI

Wil je een bewegende GIF toevoegen aan je Power BI-dashboard? Helaas werkt dit niet via de optie Afbeelding toevoegen, omdat de GIF dan niet beweegt. Gelukkig is er een eenvoudige workaround: gebruik een lege knop!

Zo voeg je een bewegende GIF toe met een lege knop:

1. Voeg een knop toe: Ga naar het tabblad Invoegen en kies voor een Knop.
2. Maak de knop leeg: Verwijder standaard tekst, pictogrammen of achtergrond uit de knopinstellingen.
3. Voeg de GIF toe:
   • Ga in de knopinstellingen naar Stijl.
   • Onder de sectie Opvullen kun je een afbeelding selecteren. Kies hier je GIF-bestand.
4. Pas de afmetingen aan: Zorg dat de knop precies de juiste grootte heeft om je GIF goed weer te geven.

Met deze krachtige Power BI hacks kun je je werk aanzienlijk versnellen en ervoor zorgen dat je rapportages niet alleen effectief, maar ook visueel aantrekkelijk en gebruiksvriendelijk zijn. Het verbeteren van je Power BI-vaardigheden is een continu proces, en door kleine aanpassingen en nieuwe technieken toe te passen, zul je merken dat je veel efficiënter kunt werken en betere inzichten kunt genereren. Welke hack ga jij als eerste proberen?

En vergeet niet om deze blog te delen met collega's of vrienden die ook hun Power BI-vaardigheden willen verbeteren! Samen maken we data-analyse en rapportages eenvoudiger, sneller en professioneler.

Wil je meer leren over Power BI en de mogelijkheden die het biedt voor jouw organisatie? Schrijf je in voor onze Power BI Academy en krijg toegang tot diepgaande trainingen, persoonlijke begeleiding, en waardevolle kennis die je direct kunt toepassen in je dagelijkse werk.

Heb je vragen of wil je meer weten? Neem gerust contact op via: academy@bricklog.nl.